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马化腾盼了盼了88年的产品年的产品

  

随着越来越多的白领开始偏爱用手机和平板进行移动办公,文档安全成了白领关注的问题。上个月,QQ在《中国白领办公报告》里道出了足以令七成办公人士泪目的场景:只是匆忙中多点了两次鼠标,系统崩盘就将辛苦加班一整夜的文件全部丢失。不过,这也让拥有云存储功能的在线文档成了办公“最佳拍档”,马化腾甚至趁势在朋友圈里为新鲜出炉的腾讯文档点赞。当然,除了便民的在线文档,还有场景更丰富、更对雇主胃口的办公软件,在白领群体中同样撑起了半边天。
IT时报见习记者■李蕴坤
腾讯文档:

云端保存,多人编辑
  “团队给我的意外惊喜,没有一丝丝的防备。”马化腾对腾讯文档长达8年的翘首以盼,全都化作朋友圈里快要溢出屏幕的得意。这款可在电脑端和移动端同时操作的在线文档到底有什么傲人之处呢?
云端实时保存和多人协作编辑,无疑是云文档最大的噱头,腾讯文档简洁的界面下也暗藏了这样华丽的功能。登录QQ或微信账号后,就可以开始创建文档,目前支持Word与Excel两种格式。如果同时登录腾讯文档网页版和手机App、微信小程序等移动端,并在其中任意一端开始编辑文档,就会惊喜地发现另一端也能够实时同步此刻的操作。简言之,就是在电脑键盘上码字时,相同的内容也会在手机屏幕上一点一点跳出来,并且自行存储,让手动保存和在线互传这两个步骤再无用武之地。
但没有了手动保存,假如编辑过程中误删了重要段落该怎么办?在腾讯文档电脑端右上角的“查看修订记录”中,可以找到自己编辑过的每一版文档,各版的详细记录下还罗列了改动过的每个细节。即便撰写时出了错,也只需翻一翻修订记录,就能即刻还原历史。
自动备份虽然是丢失文件的大救星,但遗憾的是电脑端和手机端的同步操作尚未达到“等价”的地步。手机端的格式和排版明显比电脑端简单得多,仅有加粗、斜体、下划线、删除线几项,不似电脑端还有缩进、格式刷、字体颜色、突出显示乃至智能翻译功能。可惜腾讯的中英一键翻译似乎有些“心有余而力不足”,尽管译文循规蹈矩,可部分字段还是摆脱不了中式英语的尴尬,例如将本应翻译成more(更多)的地方译成higher(更高)。另外,译文新成立的文档也无法百分百拷贝原文的格式,除保留了字体大小外,颜色和突出等格式都惨遭“抛弃”。
另一项不对等的地方便是导入文件功能,为电脑端所独有,手机端仅允许创建新文档,不过也提供了许多模板供用户选择。Excel模板覆盖了工作日程表、报价单、签到表等,Word模板也迎合了装修采购清单、会议纪要、读后感、日记等诸多生活场景。例如在装修采购清单中列清了从房屋主材至家具、家电等每一项明细,每个单项前都有可供勾选的小方块,十分便捷。
最万众瞩目的多人协作功能则需通过“权限”设置来实现。将文档链接分享给微信或QQ好友时,还可以对他们的权限进行再一步细化,让被邀请的人只可查看文档或参与编辑文档。借助电脑端的“印”按钮,还能添加水印效果,帮你在“大杂烩”式的编写空间里留一分版权保护的余地。
石墨文档:

腾讯文档有的我也有
  正如上一段中提到的,实时保存与多人协作是在线文档碾压WPS Office这类离线文档的核心功能,而该类型的产品中,早在2015年就有打着云端编辑和实时响应名目的石墨文档。可如今腾讯文档的出牌,却让石墨文档“没有一丝丝防备”。于是腾讯文档一经发布,石墨文档便回应称,前者一直在长期研究和重点参考石墨文档,并且很大程度上借鉴了石墨文档的产品设计和技术框架。
在腾讯文档面前,石墨文档估计想吼一声:“你能想到的样子我都有。”除了拥有大部分与腾讯文档类似的功能外,石墨文档的社交特性还要技高一筹,即文档内讨论的功能。邀请协作者参与编辑后,点击电脑端右上角对话框形状的“讨论”按钮,便可以在撰文过程中互相分享意见,在手机端只需点击文档正上方的头像就可以看到同步的聊天记录。
更令人感动的是,石墨文档在多端口实时编辑的过程中,手机端的排版功能与电脑端相比也毫不逊色。文字颜色、字体、副标题等等都可以在手机上进行设置,没有腾讯文档中的“腰斩”迹象。如果对文档中某一细节产生疑惑,还能通过“@”的方式与协作者及时沟通。
不过,石墨文档作为多年的“元老”,也曾承认过自己产品的单一,难免有被后起之秀反超的地方。比如在模板数量上,腾讯文档就做到了当之无愧的逆袭,Word和Excel的模板均有十余种之多,的确比总共只有六个模板的石墨文档考虑得更周全。
钉钉:

更适合老板管理员工
  一进入钉钉的界面,就会被它五花八门的模块弄得眼花缭乱,消息、电话、云盘、邮件一应俱全。而腾讯与石墨引以为豪的“轻”文档在钉钉的世界里反而无迹可寻。比起单纯地帮白领解决户外办公场景的痛点,钉钉的组织架构更复杂,囊括了打卡、定位、审批、流程、沟通等功能,是一款从老板需求出发的企业办公软件,也许这就是阿里钉钉用户过亿的奥秘。
对于老板来说,钉钉提供了省时省力的工作商务解决方案。创建了真实的工作团队后,从管理层到人事、财务、行政等每个角色的考勤打卡都能够与请假、出差、报销等各类审批一键关联,并可在手机中实时查看考勤汇总以及团队成员的考勤排行榜,方便主管随时审批,统一管理。考勤的方法也包含多种精度范围,在楼下就能打卡的地理位置考勤和精确到办公室的WiFi考勤,节省了考勤软件这笔开销的同时,或许还能成就员工每天早上十分钟的赖床时光。
高效沟通是钉钉办公的核心所在。借助钉钉不但能呼叫手机通讯录里的联系人,如果对方也安装了钉钉,双方还能开启免费的网络通话,由此电话会议也掀起了免费、无界的新革命。点击“DING”栏目下的“+”号,就能添加日程、会议、任务提醒。DING功能允许用户通过应用内、短信以及电话三种方式发送即时消息提醒,将预约会议等重要资讯第一时间传达给相关工作人员。要是担心对方的钉钉不在线,还能选择短信和电话通知的方式,几十人的消息亦可一键转达,且每个接收人的未读和已读信息都一目了然,以免通知石沉大海。
不过,正是因为办公场景过于宏观,顺应自上而下的管理需求,钉钉在员工层面的文档编辑领域落下了软肋。目前钉钉仅有文件小助手来支持手机端和电脑端的文件互传,任何时候发送到文件小助手里的东西,都可以从不同端口处下载。