政企客户经理或许是世界上跟账单打交道最多的一类人，想想每个月要发给客户几百、几千张账单，恐怕即使有“三头六臂”也不够用。为了不让“头大”的客户经理迷失在账单的“森林”里，上海电信的政企一站式账务服务管家公号“帐务小智在身边”应运而生。
IT时报记者■李蕴坤
电子发票，打开邮箱不再是“惊悚片”
　　周一早晨，当客户经理打开 OA邮箱，感觉简直就像打开了一部“惊悚片”：烦请提供3个月发票及明细；需要2017年9月起发票；2018年8月发票未收到，能否补发一下……满屏的邮件主题都是在索要发票，像极了一个个文字版的“夺命连环call”，叫人“累觉不爱”。
　　这时候，客户经理能指望谁的拯救？向邮件里的每位客户挨个准备他们需要的发票，无异于挂着“手动挡”开车，费时费力。而“帐务小智”这个平台，为的就是让客户经理体验一场电子发票的“无人驾驶”。
　　“帐务小智在身边”的电子发票功能具有以下六个优势：批量开票、拆分开票、自定义获票邮箱、合并开票、自定义获票时间和预存款开票。根据客户需求开票，哪些账单是针对公司本部设备的、哪些账单是针对员工个人的……总有一款适合你。客户经理可以每月个性化定时发送发票至客户指定邮箱，从此向催讨发票的邮件Say Goodbye（说再见）。
　　值得一提的是预存款发票功能，指定预存账号后，即可开具电子发票，能够满足客户先票后款的需求。
计划任务，拒绝批量工作
　　进入“帐务小智在身边”的“计划任务”栏目后，选择需要制定计划任务的账户组，就可以勾选计划任务的类型，诸如设备费用小计、历史欠费查询等。到了下一步的计划任务运行方式，你可以选择每月一次或者单次。如果是每月一次，那还需要为这个每月任务设定一个执行日期。
　　搞定之后，就相当于一键“粉碎”了此前的一切“重复劳动”。因为只要操作设定一次，将来每个月都会有一位“智能秘书”定时向你提前设置好的邮箱发送信息，默默地替你把数据报表、付费通知单和发票都梳理整齐。
　　另一个贴心之处在于，客户经理还可以根据用户需求选择提供Excel形式的电子报表或者PDF格式的电子付费通知单，甚至能够批量修改纳税人信息，跟事务性、重复性的工作潇洒说再见。
历史欠费，解开时间“枷锁”
　　上文提到的这个功能可以一口气将客户的未付账单整理得明明白白。
　　据说，很久以前，有一个客户经理，他的客户希望把以前没付的账单一起付一下，否则公司财务20日之后就不再接受请款了。于是，来不及等催欠库更新的客户经理只好用将近一个小时把所有的分账序号都查了一遍，想一想都是泪。
　　这里面最“悲剧”的地方在于，有的客户可能有上百个分账序号，且不说客户经理得一个一个查，没完没了地复制、粘贴，要是全部粘完之后又发觉中间少查了一个，那心情该是何等绝望？“帐务小智在身边”的历史欠费查询报表可助你一臂之力，它包含了往期的所有账单，支持6月以上的历史欠费，每月7日即可查询最新客户付费情况，无须坐等每月20日催欠库更新，帮客户经理解开了时间“枷锁”。
　　同时，一键生成也可以让客户经理告别复制粘贴，只要把想要查询的分账序号编入一个账户组，进入计划任务，点选账单计划任务，点击“+”进入新建计划页面，再选择发送邮箱。收取邮件后，打开表格即可大功告成。
　　通过历史欠费查询功能，客户经理不仅可以快速理清客户付费情况，不再为统计而烦恼，而且能够更便捷地从客户处完成资金回收。相关链接
“轻会务”的减负法则
　　和会议活动打交道的人，平日里头痛的地方也不少。譬如主办方觉得办会流程太复杂、会议签到速度太慢造成现场太拥挤，或者会议推广成效看不到等。有没有一些“智慧”的方法可以将上述会务难题各个击破，不再被烦冗的流程捆绑？
　　在“智慧会务”的公众号里，可以找到以下答案。
　　首先，活动的报名和签到都可以适配各种渠道，凭证、微信或是扫码等。参会者也可以通过报名链接统一缴纳报名费用。接下来，通过报名链接或二维码，又能实现H5制作、主题微站、娱乐抽奖小游戏等多种传播方式。
　　就拿智慧会务去年上线的PAD版人脸识别签到功能来说，便利用热门的“刷脸”潮流为会议主办方减负了一把。这套系统可通过会议入口处的PAD或大屏让与会者进行刷脸签到，同时自助打印参会证件。原本需要投入人力、沟通成本的流程不仅低效，而且还可能遇到见缝插针的“蹭会”现象。在人脸识别签到的解决方案中，这样的空隙就会减少许多。
　　无论是论坛峰会、企业培训，还是户外拓展、学术研讨，开局只是会议成功的一小步，前期的会议宣传和后续的会议管理也需要精细化运营。以“智慧会务”的通讯录管理为例，可使用通讯录功能对联系人分类梳理、记录基础信息、筛选想要的人群，以活动聚合用户，从而实现短信群发、多重标签分类、活动轨迹记录等功能。另外，通过会议数据管理，输出图形化、模块化的表格，平台亦可针对性地推荐会议活动，达到推广成效更佳的运营目的。